こんにちは。ごすけです。
今回はGoogleフォームの事前入力URL機能を使った在庫管理システムを作ってみました。
事前入力されたフォーム回答のURLをQRコードにして、スマホのカメラで読み込むと目的のアイテムが選択された状態でフォームが開くようになっています。
GoogleAppsScriptも必要ないので、プログラミングが出来ない方でも真似できる内容だと思います。
私がGoogle Workspaceを使った業務改善事例の参考にさせているcooker8さんがANAさんを取材している動画を参考に考えてみました。
スプレッドシートとフォーム作り方からテプラでQRコードを作る方法まで丁寧に解説していますのでぜひ参考にしてみてください。
テンプレートも無料で公開中です。
- Googleフォームの事前入力URLを活用した在庫管理の方法
- GoogleAppsScriptを使わずに実装できる。
- スプレッドシートとの連携･集計方法
- テプラでQRコードを作成する
利用に関する注意事項
商用・非商用に関係なく無料でご利用頂くことが出来ますが、再配布や販売は禁止とさせていただいています。
ダウンロード後のファイルはご自由にお使いくだいさい。改変されてもチーム内で共有されても大丈夫です。
ただし、再配布などの行為を見つけてしまうと私としても嫌な気持ちになります。心無い行為だけはどうかお辞めください。
すべてのファイルは私自身のMac･iPad･iPhoneで最新のOSのもとで使っています。常に動作確認済のものを配布していますが、万一ファイルのご利用時に発生した損害等の責任を負うことはできません。
ご利用はあくまでも自己責任で、何卒ご理解の程お願いいたします。
一般公開しているスプレッドシート・GASのダウンロード方法に関してはこちらの記事を御覧ください。
スプレッドシートの作成
ここからはスプレッドシートの作り方に関して説明していきます。
私が作ったシートの解説になるので、ご自身の環境に合わせて変更してください。
｢商品名｣などが入るシートを一枚作成します。
シート名はわかりやすいように｢アイテム一覧｣にします。
Googleフォームの作成
次にGoogleフォームを作成します。
Googleドライブから『新規』→『Googleフォームの作成』をクリック
フォーム名を｢入出荷フォーム｣とします。
質問を追加していきます。
実際の入力は以下のリンク先で確認できます。
| 項目 | 記入の種類 |
|---|---|
| 担当者 | プルダウン |
| 分類 | ラジオボタン |
| 商品 | ラジオボタン |
| 数量 | プルダウン |
ここは必須ではありませんが、画像を貼り付けてあげると視覚的にわかりやすくなります。
視覚情報は誰が見てもわかりやすいので、面倒でも貼り付けることをおすすめします。
Googleフォームの『回答』
『スプレッドシートにリンク』
『既存のスプレッドシート』を選択
『該当するスプレッドシート』を選択
先程作った『QRコード在庫管理システム』を選択してください。
連携が完了したらスプレッドシートに｢フォームの回答◯｣と新しいシートが追加されます。
このままだとわかりにくいのでシート名を｢入出荷フォーム｣に変更します。
Googleフォームとスプレッドシートの連携に関してはこちらの記事で詳しく解説しています↓
フォームから｢事前入力したURL｣を取得する
この記事のもっとも大事な部分となる｢事前入力したURLの取得｣を解説します。
フォーム右上の｢･･･｣をクリックし、『事前入力したURLを取得』をクリックします。
QRコードを作るアイテムを選択します。
ここでは例として『付箋』を選択します。
選択後『リンクを取得』とクリックしてください。
『リンクをコピー』をクリックします。
取得したリンクは忘れないようにスプレッドシートの｢アイテム一覧｣シートに貼り付けましょう。
この作業は後ほど作る｢QRコード｣の作成に役立ちます。
ステップ①〜④までを商品の数だけ繰り返します。
以上で事前入力URLの作成は終了です。
スプレッドシートの集計方法
集計方法の関数をご紹介します。
基本はSUMIFS関数を利用します。
入荷数の合計を計算するSUMIFS関数を入力
｢C3｣にSUMIFS関数を入力します。
=SUMIFS(‘入出荷フォーム’!$E$2:$E,‘入出荷フォーム’!$C$2:$C,”入荷”,‘入出荷フォーム’!$D$2:$D,$A3)
意味としては
- 入出荷フォームの2行目以降のE列の合計を計算する
- 条件①：入出荷フォームの2列目以降C列が｢入荷｣の場合
- 条件②：入出荷フォームの2列目以降のD列が｢A3セル（商品名）と同じ場合｣です。
｢$｣は｢ダラーマーク｣といいます。
キーボードの『F4』キーを押すと絶対指定となり、コピペしたときにずれなくなります。
出庫数も同様にSUMIFS関数で求める
｢D3｣にもSUMIFS関数を入力
=SUMIFS(‘入出荷フォーム’!$E$2:$E,’入出荷フォーム’!$C$2:$C,”出荷”,’入出荷フォーム’!$D$2:$D,$A3)
先程ご紹介した入荷数のSUMIFS関数をコピペしてください。
そして『入荷』を『出荷』に変更すればフォームで出荷されたアイテムの合計値が表示されます。
在庫数を計算
入荷数ー出荷数で入力します。
『=C3-D3』と入力してください。
発注ラインを下回ると色が変わる
条件付き書式を設定する
発注ラインが在庫数を下回れば色が変わります。
QRコードの作成
事前入力で取得したGoogleフォームのURLは｢テプラ｣を使ってQRコードにします。
｢SPC10｣というキングジムさんが無料で提供しているWindows専用ソフトを使えば、まとめてテプラをQRコード印刷することができます。
詳しい使い方を解説している記事はこちらへどうぞ。
実際にQRコードを読み込んで動作確認をします。
スマホのカメラを起動するとQRコードのリンクが表示されます。
ここをタップするとアイテムが選択された状態でGoogleフォームを起動することができました。
在庫棚の近くに中古のiPhone8とワイヤレス充電器を設置しておけば、いつでもGoogleフォームにアクセスできます。
iPhone8であればワイヤレス充電に対応しているので、同じ場所に戻すだけで勝手に充電されます。
いざというときにバッテリーが切れて使えないといった心配もありません。
私の職場でもiPhone8とワイヤレス充電を活用しています。
大きい会社やネットワークを管理している部署がある場合はお伺いを立てるのを忘れずに！！
ポチップ
ポチップ
入出荷推移
こちらはおまけです。
入出荷の推移をグラフで見れるようにしています。
詳細は私が以前書いた｢在庫管理システムを作った話｣で解説しています。
まとめ
今回は在庫管理を題材に記事を紹介しました。
この事前入力済みのURLはもっと幅広く使えると思います。
私の会社でも、Googleフォームの事前入力機能を使って月1の設備点検を行っています。
事前に点検する設備が入力されたURLをQRコードにして、該当する設備に貼り付けておけば
点検する設備まで迷わずにたどりつけます。
QRコード付きのラベルを作るのが手間ですが、紙の点検票が大量に溜まっていくより100倍マシなので実装してよかったです。。
皆さんもGoogle Workspaceを使って気軽に社内のDX化を進めてみてはどうでしょうか？
在庫管理を学ぶための書籍
私が在庫管理を学ぶために読んだ書籍です。
スプレッドシートの活用方法も大事ですが、そもそも在庫ってどう扱えばいいのか？を学ぶことも重要だと思います。
ポチップ
ポチップ
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スプレッドシートを学ぶための書籍
スプレッドシートをもっと学びたい方へおすすめする本です。
Kindle Unlimitedに加入されている方であれば無料で読むことができます。
ポチップ
以上ごすけでした。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
みなさんの在庫管理がうまくいくことを願っております。
ではまた。
