Googleフォームを使ったイベント参加申し込み書の作成方法に関して解説します。
イベントを開く際、社外の人や子供のイベントで不特定多数の人が参加する時の集計って大変ですよね。
LINEグループは親しい人たち限定ですし、メールの返信や紙の申込書は集計が大変です。
Googleフォームを使えば、簡単な操作で参加申し込みフォームが作れ、自動でデータが集計されます。
この記事では、初心者でもすぐにフォームが作れるようにわかりやすく作成手順を説明します。
- Googleフォームを使ったイベント参加申込書の作り方
- Googleフォームで申込書を作る際の注意点
Googleフォームの作り方
それでは作り方のご紹介です。
今回は社外の人を招待するお食事イベントを想定して、Googleフォームを使った申込書を作成します。
アカウントのログイン
Googleフォームを利用するにはアカウントが必要となります。
Googleアカウントにログインしていることを確認してください。
Googleフォームの作成
テンプレートを使って作業を少し楽にします。
保存するフォルダ内に移動し、「＋新規」ボタンをクリックする
「Google フォーム ▶」の｢▶｣にマウス移動 ｢テンプレートから｣を選択
パーソナルの項目に｢イベント参加申込書｣があるので、クリックします
作成されたテンプレートのGoogleフォームが起動します。
以上でGoogleフォームの作成は完了です。
タイトルと説明の編集
次にタイトルと説明を編集します。
イベント参加申込書とかかれている箇所を開催するイベント名に変更します。
開催日：〜 と記載されている箇所にイベントの詳細情報を記載します。
画面左上のファイル名を記入します。
質問内容の編集
質問内容と回答方法を設定していきます。
質問内容は以下のとおりです。
| 質問内容 | 質問ボタン |
|---|---|
| お礼の言葉 | タイトルと説明 |
| お名前 | 記述式 |
| 連絡先（電話番号） | 記述式 |
| 参加日 | チェックボックス |
テンプレートで入力されている｢メールアドレス｣は削除します。
これは後ほど｢設定｣で説明する｢回答の自動返信｣を使うため、必要なくなります。
削除するには｢ゴミ箱｣マークをクリックします。
所属組織も使用しないため、ゴミ箱マークをクリックして削除します。
このイベントの回答者に、お礼の言葉を入力します。
画面右側に表示されているコマンドボタンから｢Tt｣のアイコンをクリックします。
タイトルと説明が追加されるので、お礼の言葉を入力します。
お名前の箇所から、プラスボタンをクリックします。
新しい質問が追加されるので、連絡先を記入していきます。
ここからは注意点です！！
質問項目の右下にある｢･･･｣をクリック
｢説明｣をクリックします。
すると、この質問に関する詳細を追記することができます。
どのように入力してほしいか補足説明をいれましょう！
入力方法がバラバラで、データの集計が大変というのはGoogleフォームあるあるです。少しでも楽をするために、記入方法を記載しましょう。
回答の検証を使えば、決まった文字数や数字等を指定できます。
【変更前】
【変更後】
テンプレートの｢1日目｣では分かりづらく、不親切です。
詳細にわかるよう、日付を記載してあげます。
また、STEP4を参考に｢説明の追加｣を加えましょう。
残りの質問を開催内容に合わせて修正･追加していきます。
回答の必須項目を有効にする
この質問は絶対に回答してほしい！という箇所は、右下の「必須」スライダーをオンにします。
オンにすることで、回答を入力しなければフォームが送信できなくなります。
回答必須の有効･無効は質問内容に対してそれぞれ設定可能です。
状況に合わせて変更してください。
テーマをカスタマイズで見た目を整える
画面右上の｢絵の具パレット｣のマークをクリックして、Googleフォームの見た目を整えることができます。
イベントの写真やテーマカラーに変更してあげましょう。
Gooleフォームの見た目のカスタマイズについては『デザインカスタイマイズの方法』という記事で詳しく解説しています↓
回答の設定方法
先ほどの手順でGoogleフォームは完成しました。
この章ではGoogleフォームで送信後の動作や集計方法に関する細かい設定を行います。
回答設定の操作画面
- Googleフォームを開き、画面右上の歯車アイコン（設定）をクリックします。
- するとGoogleフォームに関する設定画面が出てきます。この画面内の設定を変更していきます。
メールアドレスを収集する
Googleフォームの質問内容で消した｢メールアドレス｣をここで設定していきます。
「回答」タブに移動し、「メールアドレスを収集する」を確認
｢収集しない｣をクリックします。
デフォルトで｢収集しない｣になっているので、「回答者からの入力」に変更する
質問に｢メールアドレス｣とうい枠が表示され、アドレスが入力できるようになります。
回答のコピーをメールアドレス宛に送信する
回答タブで、「回答のコピーを回答者に送信」を｢常に表示｣にします。
この設定で、回答していただいた人に入力したGoogleフォームの内容がメールで届くようになります。
提出した回答の編集
「回答の編集後も許可する」は、提出済みの回答を変更することが出来ます。
回答後の編集を頻繁にされて収集がつかなくなるのを避けるため、編集の許可はオフにします。
回答の提出後に変更できるようにしてもいいのであれば、オンにしまましょう。
Googleアカウントがない人でも回答できるようにする
回答者が必ずしもGoogleアカウントを持っているとは限らないので、｢回答を1回に制限する｣はオフにします。
確認メッセージを変更する
回答送信後のメッセージは以下の方法で変更できます。
- 表示設定タブの「▽」をクリック
- 確認メッセージの「編集」をクリック
- メッセージを入力、ここでは以下の文を入力します。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
ありがとうございます。
回答を受け付けました。内容を確認して追ってご連絡いたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ - 「保存」をクリック
よくわからない方はこちらの記事をご確認ください。
画像付きで詳しく解説しています↓↓
以上が基本的な設定方法です。
Googleフォームの送信テスト
Googleフォームが完成したら送信テストを行って、ただしくフォームが遅れているか動作確認をします。
面倒かもしれませんが必ずやってください！！
フォームを作ったのに送れなかったという事例がかなりあります。
仕事でもそうだと思いますが、セルフチェックする癖をつけましょう。
Googleフォームの右上にある｢目のマーク｣をクリックします。
回答内容を入力し、送信ボタンをクリックします。
以下の手順で先程テスト送信したGoogleフォームの回答を削除することが出来ます。
- ｢回答｣タブをクリック
- ｢個別｣タブをクリック
- 送信した回答を選択
- ｢ゴミ箱｣ボタンをクリック
以上で、Googleフォームのテスト送信と回答の削除が可能です。
Googleフォームで送信した回答の削除方法はこちらの記事をごらんください。
画像付きで詳しく解説しています↓↓
申し込みフォームのURLを取得する
フォームの作成と設定が完了したら、URLを取得して回答して欲しい人たちへリンクを共有します。
Googleフォームで作成した申し込みフォームのURLを取得する手順は以下の通りです。
- 送信ボタンをクリック
- リンクタブを選択
- URLをコピー
- 短縮URLを使用（オプション）
以上の手順で申し込みフォームのURLを取得できます。
Googleフォームの回答用URLの取得方法に関して詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
画像付きで詳しく解説しています↓↓
まとめ
Googleフォームを使ったイベント申し込みフォームの作り方を解説しました。
Goolgフォームは誰でも簡単にアンケートや申し込みフォームを作成できる便利なツールです。
基本的な作成手順から、タイトルや説明の設定、質問の追加、さらには回答設定やデザインのカスタマイズまで、多機能でありながら直感的に操作できます。
完成したフォームはURLで簡単に共有可能です。
この記事を参考に、イベントや調査でGoogleフォームを最大限に活用してみてください。
以上、ごすけでした。
