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【Googleフォーム活用事例】- 設備点検・メンテナンス表を作成

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私の会社では、設備の点検・メンテナンスを月に1回当番制で行っています。

もともとは紙のチェック表を用いていましたが、月に1度しか行わないため、自分の担当が回ってくるのは3ヶ月後ぐらいでした。

その間に内容を忘れてしまうことが多く、情報も散らかりがちです。

そこで、Googleフォームを活用して設備点検表を作成しました。

現場での作業がかなりわかりやすくなり、点検担当者からも好評です。

紙の管理が不要なので、データの集計・分析も容易になり、作業効率も格段に向上しました。

このGoogleフォームを使った設備点検表のメリットや作成方法について、皆さんにもご紹介できればと思います。

この記事でわかること
  • Googleフォームを使った設備点検票の活用方法
  • Googleフォーム設備点検表の作成方法
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点検表をGoogleフォームで作るメリット

点検表をGoogleフォームで作るメリットは以下の4点です。

  1. 写真の利用: メンテナンスする場所が一目でわかるように、写真を貼り付けることができます。
  2. 紙の削減: 紙が増えず、整理も楽に。
  3. 情報のデータ化: 点検の情報をデータとして集計・分析することが可能で、より効率的な管理が実現します。
  4. 写真の添付: 不具合があった際に写真を添付して報告できます。後ほど詳細を確認するのに非常に便利です。

Googleフォームで点検表を作るポイント

Googleフォームで点検表を作るに当たって2つポイントがあります。

  • 写真を使って視覚的にわかりやすくする
  • セクション機能を使って設備ごとに分ける。

写真を使う

写真を使うことで、メンテナンスが必要な箇所を視覚的に把握しやすくなります。

特に複雑な設備では、テキストだけでは理解しにくい箇所も写真であれば一目瞭然です。

設備ごとにセクションを分ける

点検フォームは設備ごとにつくるのではなく、各設備ごとにセクションを分けて整理します。

点検作業者が「この設備はどのフォームだ?」とならないよう、点検表はなるべく集約してあげるのがおすすめです。

Googleフォーム点検表の作り方

会社のフォームを公開するわけにはいかないので、家電を例に以下の設備でご紹介します。

設備一覧をラジオボタンで作成

設備の登録はラジオボタンで作成します。

  1. 洗濯乾燥機 A号機
  2. 食洗機 A号機
  3. 電子レンジ A号機
  4. 冷蔵庫 A号機

セクションを作って設備ごとに整理

セクションごとに分けた後の動作はすべて「フォームを送信」にします。

パートさんは普段製造スタッフとして奮闘していただいています。

スキマ時間はあれど、まとめて設備の点検を実施する時間はとれません。

1回のメンテンナンスで区切れるように1台点検したら、データを送信出来るようにしましょう。

点検内容を作成

洗濯乾燥機を事例に質問内容の作成方法を解説します。

スクロールできます
点検項目点検内容質問ボタン
扉のガタツキガタツキ無し
ガタツキ有り
ラジオボタン
乾燥フィルターの清掃清掃しました
破損・気になる点があります
チェックボックス
糸くずフィルターの清掃清掃しました
破損・気になる点があります
チェックボックス
パッキンの拭き清掃清掃しました
破損・気になる点があります
チェックボックス
洗浄液を使用した庫内洗浄洗浄しましたチェックボックス
その他記述式記述式(長文回答)
写真・動画写真を添付するファイルのアップロード
洗濯乾燥機の点検項目一覧

残りの設備項目も同様の手順で作成してください。

点検方法の詳細を記載する

点検する内容は「写真」と「説明」を使って詳細に記入します。

2、3ヶ月に1度しか回ってこないメンテナンスです。

フォームの内容を見れば内容が理解できるようにしておきましょう。

Googleフォームの事前入力機能ですばやくアクセス

設備の数が少なければ、このままラジオボタンを使った方法で問題なでしょう。

ですが設備台数が多い場合、どの設備かを探すのも一苦労です。

そこでおすすめなのが、Googleフォームの事前入力機能です。

各設備に対応したURLから、すばやくアクセスすることが可能です。

作業効率が格段に向上し、エラーのリスクも軽減されます。

作り方は以下の通りです。

STEP
事前入力URLの取得

Googleフォーム編集画面の右上「・・・」をクリック

事前入力したURLを取得をクリック

STEP
設備を選択

設備を選択

STEP
リンクを取得する

Googleフォームの一番下までスクロールします。

「リンクを取得」をクリックすると、洗濯乾燥機が入力されたGoogleフォームのURLを取得できます。

STEP
事前入力URLをスプシにコピペ

事前入力で取得したURLはスプレッドシートで管理します。

フォームと連携したスプレッドシートに設備管理用のシートを新規に作成して管理しましょう。

事前入力で取得したURLをQRコードにする方法は色々あります。

私のおすすめは「テプラ」を使ってまとめてQRコードを作成する方法です。

以下の記事で詳細を説明していますので、よろしければお読みください。

スプレッドシートを使って点検進捗を見える化

Googleフォームの回答を確認すれば、点検の進捗が確認できます。

フォームの回答だけでは進捗が確認しにくい・・・・・・という方はGoogleフォームとスプレッドシートを連携させて集計させましょう。

ピボットテーブルを使えば、月ごとの設備点検を集計することができます。

Googleフォームとスプレッドシートを連携させる方法はこちらの記事で解説しています↓

Googleサイトを使ってより便利に!

スプレッドシートを点検実施者が確認出来るようにするために、おすすめなのが『Googleサイト』です。

無料でWebサイトを作れるとっても優秀なやつ。

私も製造用の社内サイトを使って、設備点検フォームへのリンクスプレッドシートの進捗をタブレット・PCから確認出来るようにしています。

テンプレートの配布

今回ご紹介した『設備点検Googleフォーム』と『進捗確認スプレッドシート』は note で販売しています。

こちらのシートは月ごとに実施担当者の名前が出力されるようにしました。

月次メンテナンスの進捗確認シート

また、別シートでメンテナンス内容を確認・承認まで出来るようにGAS『Google Apps Script』を組んでいます。

メンテナンス内容の確認・承認シート

興味のある方はこちらのリンクからご確認ください↓↓

まとめ

Googleフォームを使って設備点検表を作成する方法について解説しました。

Googleフォームはアンケートだけでなく、アイデア次第でさまざなな使い方が可能です。

紙の管理が不要で、情報をデータとして集計・分析することで、設備の健康状態を一目で把握することができます。

事前入力URLを使えば、目的の設備へすばやくアクセスできます。

初めての方でも、この記事を参考に点検表をデジタル化してみてはいかがでしょうか?

以上ごすけでした。

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